a:

นายจ้างที่จ่ายเงินค่าจ้าง 600 เหรียญขึ้นไปสำหรับปีรวมทั้งค่าตอบแทนที่ไม่ใช่รูปแบบจะต้องยื่นแบบฟอร์ม W-2 สำหรับพนักงานแต่ละคนที่ต้องเสียภาษีรายได้และภาษีหัก ณ ที่จ่าย นายจ้างยื่นแบบฟอร์ม W-2 พร้อมกับ IRS เพื่อวัตถุประสงค์ในการรายงานข้อมูลและส่งสำเนาให้ลูกจ้างเพื่อใช้ในการจัดเตรียมการคืนภาษีประจำปี (แบบ 1040, 1040A หรือ 1040EZ) และกำหนดภาระภาษีเงินได้รวม นายจ้างสามารถยื่นแบบฟอร์ม W-2 กับ IRS ทางอิเล็กทรอนิกส์หรือทางไปรษณีย์ได้หากมีพนักงานที่มีคุณสมบัติน้อยกว่า 250 คน ถ้านายจ้างมีลูกจ้างตั้งแต่ 250 คนขึ้นไปนายจ้างต้องส่งเอกสาร W-2 ของตนเองทางอิเล็กทรอนิกส์

ในแบบฟอร์ม W-2 นายจ้างต้องรายงานหมายเลขประจำตัวนายจ้างของตน ชื่อที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ ชื่อพนักงานที่อยู่และรหัสไปรษณีย์ ค่าจ้างของพนักงานคำแนะนำและค่าตอบแทนอื่น ๆ ภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่นายจ้างระงับไว้จากการจ่ายเงินของพนักงาน (ซึ่งควรส่งให้ IRS); จำนวนเงินค่าจ้างของพนักงานซึ่งขึ้นอยู่กับภาษีประกันสังคมและ Medicare; จำนวนเงินประกันสังคมและ Medicare หักภาษี; เคล็ดลับด้านความปลอดภัยทางสังคม เคล็ดลับการจัดสรร; ผลประโยชน์ทดแทนที่ผู้ว่าจ้างจ่ายให้หรือเกิดขึ้นในนามของลูกจ้าง รายได้แผนงานที่ไม่ผ่านมาตรฐาน; และรูปแบบอื่น ๆ ของรายได้ซึ่งอาจจะหรืออาจจะไม่ต้องเสียภาษีเช่นค่าประกันสุขภาพของนายจ้างที่ได้รับการสนับสนุนและการผ่อนปรนเงินเดือนตามแผน 401 (k) (ทั้งที่ไม่ต้องเสียภาษีนับ แต่ 2014) นายจ้างยังรายงานรายได้ของรัฐและท้องถิ่นของพนักงานแต่ละรายและภาษีหัก ณ ที่จ่ายในแบบฟอร์ม W-2

ถ้านายจ้างทำผิดในแบบฟอร์ม W-2 และจับได้หลังจากกรอกแบบฟอร์มแล้วให้กรอกแบบฟอร์ม W-2c และส่งสำเนาไปยัง IRS และพนักงานเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด . นายจ้างควรให้พนักงานแต่ละคนที่อยู่ภายใต้ W-2 ที่รายงานสำเนาแบบฟอร์มภายในวันทำการแรกของเดือนกุมภาพันธ์ (โดยปกติคือวันที่ 1 กุมภาพันธ์)