การบัญชีคงค้างเป็นหนึ่งในสองวิธีการทางบัญชีหลักสำหรับธุรกิจการบัญชีเงินสดเป็นหลัก บัญชีเจ้าหนี้เป็นรายการบัญชีแยกประเภทภายในระบบบัญชี
การบัญชีคงค้างเป็นวิธีการบัญชีมาตรฐานสำหรับธุรกิจ บริษัท กฎหมายส่วนใหญ่จำเป็นต้องใช้กฎหมายภาษีเพื่อใช้การบัญชีคงค้าง ข้อดีหลักของการบัญชีคงค้างในการทำบัญชีเงินสดคือการให้งบการเงินที่ถูกต้องมากขึ้นของ บริษัท และช่วยให้สามารถทำบัญชีได้ง่ายขึ้นในการจัดการกับธุรกรรมที่ซับซ้อนกว่าการขายแบบง่ายๆเช่นการขายที่ได้รับการสนับสนุนทางการเงินหรือ สัญญาบริการอย่างต่อเนื่อง
การบัญชีคงค้างจะตรงกับค่าใช้จ่ายและรายได้ที่เกิดขึ้นภายในช่วงเวลาเดียวกัน (เช่นรายเดือนหรือรายไตรมาส) โดยบันทึกบัญชี ณ ขณะที่ทำรายการ บัญชีเงินสดแบบดั้งเดิมจะบันทึกรายได้หรือค่าใช้จ่ายตามเวลาจริงเมื่อได้รับหรือจ่ายเงินเท่านั้น ในการแสดงงบการเงินที่ถูกต้องที่สุด บริษัท ที่ใช้การบัญชีรายได้รวมถึงค่าเผื่อการชำระเงินที่ไม่ได้ชำระเงินเพื่อให้สะท้อนถึงจำนวนเงินผิดนัดชำระหนี้เฉลี่ยที่เกิดขึ้นจากลูกค้าที่ไม่สามารถชำระภาระผูกพันกับ บริษัท ได้
เมื่อ บริษัท ได้รับการชำระเงินก่อนที่จะส่งมอบสินค้าหรือบริการจริง บริษัท จะบันทึกการชำระเงินเป็นหนี้สิน จากนั้นเมื่อมีการให้บริการสินค้าหรือบริการ บริษัท จะย้ายบันทึกการชำระเงินจากส่วนหนี้สินของบัญชีแยกประเภท บริษัท ไปยังรายชื่อภายใต้รายได้ บริษัท จัดการค่าใช้จ่ายและค่าใช้จ่ายโดยบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือหนี้สินของ บริษัท ทันทีที่ได้รับตั๋วเงิน การบัญชีภายใต้บัญชีเงินสดจะบันทึกเฉพาะเมื่อ บริษัท จ่ายเงิน
บัญชีเจ้าหนี้เป็นรายการบัญชีที่เป็นส่วนหนึ่งของงบดุลซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของระบบบัญชีโดยรวม ปรากฏในบัญชีแยกประเภททั่วไปภายใต้หัวข้อหนี้สิน รวมอยู่ในบัญชีเจ้าหนี้เป็นภาระทางการเงินระยะสั้นหรือตามปกติใด ๆ ซึ่งรวมถึงตั๋วเงินส่วนใหญ่ที่ครบกำหนดภายใน 30 วันและการชำระคืนเงินกู้รายเดือนโดยทั่วไปเรียกเก็บเงินใด ๆ ที่ต้องชำระภายในระยะเวลาหนึ่งไม่ว่าจะเป็นเจ้าหนี้หรือซัพพลายเออร์ บางครั้งบัญชีเจ้าหนี้จะถูกกำหนดโดยคำว่า "เจ้าหนี้" บัญชีเจ้าหนี้อาจอ้างถึงแผนกเฉพาะที่รับผิดชอบในการชำระเงินประเภทนี้บริษัท มักมีบัญชีแยกประเภทย่อยที่ต้องชำระบัญชีแยกประเภทกันสำหรับผู้จัดจำหน่ายแต่ละรายที่ บริษัท ดำเนินธุรกิจอยู่เป็นประจำ บัญชีแยกประเภทนี้แสดงจำนวนเงินที่ค้างชำระกับผู้จัดจำหน่ายหรือเจ้าหนี้แต่ละรายซึ่งช่วยให้ บริษัท สามารถติดตามหรือวิเคราะห์จำนวนเงินที่เฉพาะเจาะจงซึ่งเป็นของซัพพลายเออร์ที่แตกต่างกันได้อย่างง่ายดายแผนกบัญชีของ บริษัท อย่างสม่ำเสมอจะรวมบัญชีย่อยเหล่านี้กับยอดรวมที่แสดงในส่วนบัญชีเจ้าหนี้ในบัญชีแยกประเภทของ บริษัท