การวางแผนทรัพยากรขององค์กร (ERP) เป็นกระบวนการที่มุ่งเน้นกระบวนการ ซึ่งรวมระบบที่ใช้ในแผนกต่างๆของ บริษัท ทำให้การไหลเวียนของข้อมูลได้ง่ายและสม่ำเสมอภายใต้การควบคุมที่กำหนดโดยใช้โปรแกรมซอฟต์แวร์และแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

บทความนี้อธิบายถึงเครื่องมือที่ใช้ใน ERP และลักษณะเฉพาะของฟังก์ชันต่างๆที่พวกเขาให้ความสำคัญ เพื่อให้เข้าใจเครื่องมือได้ดียิ่งขึ้นเรามาเริ่มจากข้อกำหนดด้านการทำงาน

สิ่งที่ต้องการจากระบบ ERP?

ระบบ ERP ใด ๆ โดยทั่วไปต้องเป็นไปตามข้อกำหนดด้านการทำงานต่อไปนี้

• ต้องเป็นระบบแบบครบวงจรพร้อมกับแอ็พพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายซึ่งทำงานได้อย่างราบรื่นในหลายแผนกโดยมีการเข้าถึงที่ควบคุมได้
• ฐานข้อมูลร่วมกัน (หรือฐานข้อมูลแบบหลายฐานข้อมูล) สามารถเข้าถึงได้ผ่านแอพพลิเคชั่นต่างๆ > ค้นหาและรายงานสาธารณูปโภคเพื่อสร้างรายงานตามพารามิเตอร์ต่างๆ (เช่น "ใบสั่งซื้อที่ไม่ได้จัดส่งทั้งหมด ณ วันนี้ในหมวดหมู่ของเล่น)
• ความสามารถในการปรับขนาดการปรับแต่งและการรวมโมดูลเฉพาะกิจได้ง่ายตามต้องการ

เครื่องมือที่ตอบสนองความต้องการของ ERP

: เพื่อตอบสนองความต้องการของความต้องการด้านการใช้งานดังกล่าวข้างต้นเครื่องมือและแอพพลิเคชันต่อไปนี้จะรวมอยู่ในระบบ ERP อย่างพิถีพิถัน

-

การจัดการฐานข้อมูล / คลังข้อมูล / เครื่องมือจัดการข้อมูล : การจัดเก็บข้อมูลและการจัดการข้อมูลด้วยเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ในแผนกต่างๆและหน้าที่ต่างๆเป็นแกนหลักของระบบ ERP ใด ๆ มีโซลูชันและเครื่องมือมากมายสำหรับการจัดเก็บข้อมูลซึ่งรวมถึงฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์จาก บริษัท เช่น Oracle, Sybase, DB2 และโอเพ่นซอร์สฟรีเช่น Microsoft MySQL, PostgreSQL, Apache Derby เป็นต้นเครื่องมือการจัดการข้อมูลอื่น ๆ อาจรวมถึงระบบจัดการเนื้อหา (CMS) และแอพพลิเคชันพื้นที่เก็บข้อมูล

ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและหน้าที่ที่จำเป็นต้องเลือก ผู้ผลิตอาจพบว่าฐานข้อมูลการทำธุรกรรมเช่น Oracle หรือ MySQL มีความเกี่ยวข้องมากขึ้นเนื่องจากข้อมูลที่ทำธุรกรรมจะย้ายผ่านสถานะต่างๆ (จากการผลิตไปจนถึงสินค้าคงคลังไปจนถึงการจับภาพคำสั่งซื้อเพื่อขายให้กับสถานะการจัดหา) ในทางกลับกัน บริษัท ผู้ผลิตเนื้อหาออนไลน์อาจพบระบบเก็บข้อมูล CMS ที่มีการควบคุมเวอร์ชันที่เหมาะสมกับความต้องการของตนมากขึ้น

ฐานข้อมูลหรือพื้นที่เก็บข้อมูลสามารถเป็นได้ทั้งแบบส่วนกลางหรือแบบหลายส่วนโดยมีการไหลของข้อมูลอัตโนมัติจากฐานข้อมูลหนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้ทำให้การเคลื่อนที่ของข้อมูลเป็นไปอย่างไม่สะดุด ฐานข้อมูลสามารถโฮสต์ทั้งในประเทศหรือจากระยะไกลหรือแม้กระทั่งในระบบคลาวด์

แอ็พพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่มีการควบคุมสิทธิ์ที่เหมาะสม : การจัดเก็บข้อมูลและการจัดการต้องใช้แบบอ่านอย่างเดียวหรือแก้ไขการเข้าถึงเพื่อประมวลผลข้อมูลเมื่อผลิตสินค้าแล้วจะต้องมีการทำเครื่องหมายเป็นสินค้าคงคลังที่พร้อมใช้งาน ฝ่ายบริหารสต๊อกก็อัพเดตเป็นพร้อมสำหรับการขาย หลังจากซื้อสินค้ารายการควรได้รับการอัปเดตเป็นสถานะขายและอื่น ๆ เพื่อให้การใช้งานแอพพลิเคชันและอินเทอร์เฟซใช้งานง่ายเป็นส่วนสำคัญของระบบ ERP ที่มีการควบคุมและอนุญาต สำหรับ e. ก. เมื่อรายการถูกทำเครื่องหมายว่าขายแล้วผู้ดำเนินงานแผนกโลจิสติกส์เพียงรายเดียวเท่านั้นที่สามารถอัปเดตได้ในขณะที่แผนกการผลิตหรือแผนกคลังสินค้าควรได้รับสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลพร็อพเพอร์ตี้เท่านั้น

ในทำนองเดียวกันสำหรับเครื่องมือเขียนเนื้อหา ERP เมื่อนักเขียนส่งเนื้อหาไปยังบรรณาธิการเพื่อตรวจทานเฉพาะบรรณาธิการเท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้เพื่อหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนและความขัดแย้งด้านเนื้อหา

เพื่อให้สามารถใช้งานแอ็พพลิเคชันและอินเทอร์เฟซที่ได้รับอนุญาตเช่นโซลูชัน ERP ซึ่งอาจใช้เบราเซอร์การติดตั้งเดสก์ท็อปหรือแอปแท็บเล็ต / โทรศัพท์มือถือ ทีมผู้ผลิตในสถานที่ที่ตั้งอยู่จะต้องการอินเทอร์เฟซสำหรับเดสก์ท็อปขณะที่ทีมขายตลอดเวลาที่ย้ายมาจะได้รับประโยชน์จากอินเทอร์เฟซหรือแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ของเบราว์เซอร์

·

Workflow Management Tool : ระบบ ERP ประกอบด้วยโมดูลและที่จัดเก็บข้อมูลหลายชุดซึ่งการอัพเดทและการปฏิบัติตามข้อมูลจะเป็นไปตามลำดับขั้นตอนที่กำหนดไว้ตามความต้องการทางธุรกิจ นี่ถือเป็นเวิร์กโฟลว์ เวิร์กโฟลว์สามารถคิดได้ว่าเป็นจิตใจที่ควบคุมการทำงานของร่างกายต่างๆ (การไหลเวียนของเลือดอากาศอาหารและอุปกรณ์อื่น ๆ การเคลื่อนไหวของชิ้นส่วนร่างกาย ฯลฯ ) เวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนพร้อมการเข้าถึงที่เหมาะสมในระดับต่างๆเป็นส่วนที่จำเป็นสำหรับโซลูชันระบบ ERP

เครื่องมือรายงาน / แดชบอร์ด

: ระดับการจัดการระดับแผนกงาน

เครื่องมือการใช้งานทั่วไปที่ดำเนินการภายในกรอบงาน ERP , ระดับทีมงานหรือการสร้างรายงานระดับบุคคลเป็นอีกหนึ่งความต้องการที่สำคัญสำหรับระบบ ERP โดยปกติจะมีอยู่ในรูปแบบแดชบอร์ด (ด้วยมุมมองข้อมูลแบบเรียลไทม์แสดงข้อมูลเช่นคำสั่งซื้อที่ได้รับ แต่ยังไม่ได้จัดส่งการชำระเงินที่ล้มเหลวในสัปดาห์ที่ผ่านมา ฯลฯ ) หรือรายงานที่กำหนดเองซึ่งสร้างขึ้นโดยใช้คำหรือคำที่ใช้บ่อยๆ แก้ไขแอพพลิเคชันเช่นสเปรดชีต

เครื่องมือและแดชบอร์ดการรายงานส่วนใหญ่ทำงานในแบบเรียลไทม์ (หรือมีความล้าหลังเวลาน้อยที่สุด) เช่นเดียวกับแอ็พพลิเคชันที่แผนกต่างๆใช้สำหรับการอัปเดตข้อมูลเครื่องมือการรายงานเหล่านี้ / มุมมองหน้าแดชบอร์ดมีให้ใช้งานในรูปแบบของเบราเซอร์หรือเดสก์ท็อป นอกจากนี้ยังมีคุณลักษณะการรายงานแบบสิ้นสุดในวันที่ซึ่งมีการส่งอีเมลรายงานด้วยแผนภูมิ / กราฟ / ตารางเป็นเอกสารแนบของ Microsoft Excel หรือ Word

เครื่องมือสื่อสาร :

ภายในระบบที่ทำงานในหลายแผนกการสื่อสารเป็นสิ่งจำเป็น ระบบ ERP ช่วยอำนวยความสะดวกนี้โดยการนำเสนอเครื่องมือสำหรับการสร้างจดหมายอัตโนมัติโดยอัตโนมัติการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีการแชทหรือการออกอากาศทั่วไปในระดับบุคคลและระดับกลุ่ม กล่าวว่าเมื่อมีการทำเครื่องหมายคำสั่งซื้อว่า "พร้อมที่จะจัดส่ง" ผู้ส่งจดหมายอัตโนมัติควรถูกเรียกใช้ให้ฝ่ายโลจิสติกส์เพื่อเริ่มกระบวนการจัดส่ง หรือถ้าห้องครัวของร้านพิซซ่ามีปัญหาจะมีการส่งข้อความทั่วไปไปยังแผนกอื่น ๆ เพื่อหยุดการสั่งซื้อเพิ่มเติม

ฟังก์ชันการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีเพิ่มเติม (เช่น Lync, Chatter หรือ Yammer) มีการรวมไว้เพื่อการสื่อสารที่ง่ายและรวดเร็ว

เครื่องมือวิเคราะห์

:

เครื่องมือวิเคราะห์

เครื่องมือวิเคราะห์จำนวนมากสามารถรวมเข้าด้วยกันภายในระบบ ERP สำหรับระบบธุรกิจอัจฉริยะการวิเคราะห์เชิงพยากรณ์การทำเหมืองข้อมูลและการวิเคราะห์ที่เกี่ยวข้อง เครื่องมือวิเคราะห์เหล่านี้ถูกนำมาใช้เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าสำหรับการสร้างการตัดสินใจทางธุรกิจเชิงกลยุทธ์โดยพิจารณาจากข้อมูลที่มีอยู่ (เช่นการติดตามพฤติกรรมผู้บริโภคเกี่ยวกับการซื้อของวันหยุดเปรียบเทียบผลการค้นหาผลิตภัณฑ์ในชั้นวางสีแดงที่มียอดขายเพิ่มสูงขึ้นกว่าชั้นวางสีฟ้า ฯลฯ ) : ระบบ ERP ยังสามารถรวมเครื่องมือในการจัดสรรทรัพยากรระหว่างแผนกและงานต่างๆ (สำหรับอุตสาหกรรมที่ใช้แรงงานมาก)

เครื่องมือเหล่านี้ทำงานบนหลักการง่ายๆของเวลาที่กำหนดโดยงาน / โครงการเทียบกับตารางเวลาว่างของทรัพยากร เมื่อเสร็จสิ้นภารกิจทรัพยากรจะได้รับมอบหมายงานใหม่ที่ตรงกับทักษะของเขาโดยอัตโนมัติหรือจะวางไว้ในสระสำหรับงานถัดไป เครื่องมือมีฟังก์ชันสำหรับการแทรกแซงด้วยตนเองในระดับหัวหน้างานในกรณีที่งานล่าช้า

คุณลักษณะอื่น ๆ : ระบบ ERP สามารถรวมโมดูลสำหรับการจัดการทรัพยากรมนุษย์, การจัดการโครงการ, เวลา ระบบการติดตาม, การจัดการเอกสาร, ฯลฯ ตามความต้องการทางธุรกิจ มีเครื่องมือจำนวนมากที่มีให้เฉพาะสำหรับแต่ละอุตสาหกรรมและประเภทของฟังก์ชันและผู้ขาย ERP จะให้ความช่วยเหลือแก่ลูกค้าที่สนใจในการเลือกแบบที่ดีที่สุด อินเทอร์เน็ตพร้อมให้ความช่วยเหลือด้วยตนเองในการรับข้อมูลที่จำเป็น บรรทัดด้านล่าง : ERP เป็นกรอบที่ซับซ้อนในการติดตั้งและโดยปกติจะต้องมีผู้จัดจำหน่ายเฉพาะสำหรับการใช้งาน ปัญหาคอขวดใหญ่สองข้อที่ระบุไว้ในการติดตั้งระบบ ERP คือต้นทุนที่สูงและความล้มเหลวในการปฏิบัติตามแนวทางที่ดีที่สุด แม้ว่าค่าใช้จ่ายจะลดลงในระดับหนึ่งโดยการประเมินราคาของผู้ขายที่แตกต่างกันและการประเมินเครื่องมือโอเพนซอร์สฟรีความท้าทายอื่น ๆ ของความล้มเหลวเนื่องจากการไม่ปฏิบัติตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสามารถลดผลกระทบได้โดยการฝึกอบรมที่มุ่งเน้นให้กับพนักงาน การประเมินที่เหมาะสมในขั้นตอนเริ่มต้นการเป็นพันธมิตรกับผู้ขายที่มีความเชี่ยวชาญด้านขวาและมีความชัดเจนในข้อกำหนดตั้งแต่เริ่มต้นจะช่วยให้สามารถใช้เครื่องมือ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสบความสำเร็จ