ระบบสารสนเทศทางบัญชี (AIS) เป็นโครงสร้างที่ธุรกิจใช้ในการรวบรวมจัดเก็บจัดการประมวลผลเรียกดูและรายงานข้อมูลทางการเงินเพื่อให้สามารถใช้งานได้โดยนักบัญชีที่ปรึกษาธุรกิจ นักวิเคราะห์, ผู้จัดการ, หัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงิน (CFO) ผู้ตรวจสอบบัญชีและหน่วยงานกำกับดูแลและภาษีอากร โดยเฉพาะอย่างยิ่งนักบัญชีที่ได้รับการฝึกฝนมาเป็นพิเศษทำงานร่วมกับเอไอเอสเพื่อให้มั่นใจว่ามีความถูกต้องแม่นยำมากที่สุดในธุรกรรมทางการเงินของ บริษัท และเก็บบันทึกข้อมูลไว้และเพื่อให้ข้อมูลทางการเงินสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดายสำหรับผู้ที่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเหล่านี้โดยชอบธรรม บทความนี้จะอธิบายถึงส่วนประกอบหลักของ AIS และแอพพลิเคชันชีวิตจริงบางตัว
งบการเงิน ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศทางบัญชี
ระบบสารสนเทศทางการบัญชีโดยทั่วไปประกอบด้วยหกส่วนหลัก ๆ ได้แก่ คนขั้นตอนและคำแนะนำข้อมูลซอฟท์แวร์เทคโนโลยีสารสนเทศ โครงสร้างพื้นฐานและการควบคุมภายใน ลองดูองค์ประกอบแต่ละอย่างละเอียด
คน
คนในเอไอเอสเป็นเพียงผู้ใช้ระบบเท่านั้น ผู้เชี่ยวชาญที่อาจต้องใช้ AIS ขององค์กร ได้แก่ นักบัญชีที่ปรึกษานักวิเคราะห์ธุรกิจผู้จัดการหัวหน้าเจ้าหน้าที่การเงินและผู้สอบบัญชี (เรียนรู้เพิ่มเติมใน
หัวหน้าฝ่ายการเงินทำอะไร? )
ประวัติทางการเงิน: การเพิ่มขึ้นของการบัญชียุคใหม่ .) เอไอเอสควรได้รับการออกแบบมาเพื่อตอบสนองความต้องการของคนที่จะใช้มันระบบควรใช้งานง่ายและควรปรับปรุงไม่ขัดขวางประสิทธิภาพ
ขั้นตอนและคำแนะนำ
ขั้นตอนและคำแนะนำของ AIS คือวิธีการที่ใช้สำหรับการจัดเก็บจัดเก็บเรียกค้นและประมวลผลข้อมูล วิธีการเหล่านี้จะใช้ทั้งแบบใช้เองและแบบอัตโนมัติข้อมูลเหล่านี้อาจมาจากทั้งแหล่งภายใน (เช่นพนักงาน) และแหล่งข้อมูลภายนอก (เช่นคำสั่งซื้อทางออนไลน์ของลูกค้า) ขั้นตอนและคำแนะนำจะถูกเขียนลงในซอฟต์แวร์ของเอไอเอส พวกเขาควรจะ "รหัส" ในพนักงานผ่านเอกสารและการฝึกอบรม ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนและคำแนะนำอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้มีประสิทธิภาพ
เพื่อเก็บข้อมูล AIS ต้องมีโครงสร้างฐานข้อมูลเช่นภาษาแบบสอบถามที่มีโครงสร้าง (Structured Query Language - SQL) เป็นภาษาคอมพิวเตอร์ที่ใช้กันทั่วไปสำหรับฐานข้อมูล เอไอเอสยังต้องการหน้าจอป้อนข้อมูลต่างๆสำหรับผู้ใช้ระบบประเภทต่างๆและการป้อนข้อมูลประเภทต่างๆรวมทั้งรูปแบบการส่งออกที่แตกต่างกันเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้ใช้ที่แตกต่างกันและข้อมูลประเภทต่างๆ (9)> ข้อมูล
ข้อมูลที่มีอยู่ใน AIS คือข้อมูลทางการเงินทั้งหมดที่เกี่ยวกับการดำเนินการดังกล่าว การดำเนินธุรกิจขององค์กร ข้อมูลทางธุรกิจใด ๆ ที่ส่งผลกระทบต่อการเงินของ บริษัท ควรเข้าสู่ AIS ข้อมูลที่อยู่ใน AIS จะขึ้นอยู่กับลักษณะของธุรกิจ แต่อาจประกอบด้วย: ใบสั่งขาย ใบแจ้งยอดบัญชีลูกค้า
รายงานการวิเคราะห์การขาย
ใบขอเสนอซื้อ
- ใบแจ้งหนี้ของผู้ขาย
- ตรวจสอบการลงทะเบียน
- บัญชีแยกประเภททั่วไป
- ข้อมูลสินค้าคงคลัง
- ข้อมูลบัญชีเงินเดือน
- การจับเวลา
- ข้อมูลภาษี>
- ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อจัดทำรายงานทางบัญชีและรายงานต่างๆเช่นการบัญชีลูกหนี้, ตารางค่าเสื่อมราคา / ค่าตัดจำหน่าย, ระยะเวลาทดลอง, กำไรและขาดทุนและอื่น ๆ มีข้อมูลทั้งหมดนี้อยู่ในที่เดียว - ในเอไอเอส - อำนวยความสะดวกในการทำรายงานบันทึกการวิเคราะห์การตรวจสอบและการตัดสินใจของธุรกิจ สำหรับข้อมูลที่เป็นประโยชน์จะต้องสมบูรณ์ถูกต้องและมีความเกี่ยวข้อง
- ในทางกลับกันตัวอย่างข้อมูลที่ไม่เข้าสู่ระบบ AIS ได้แก่ บันทึกช่วยจำการติดต่อการนำเสนอและคู่มือ เอกสารเหล่านี้อาจมีความสัมพันธ์แบบต่อเนื่องกับการเงินของ บริษัท แต่ไม่รวมเชิงอรรถมาตรฐานพวกเขาไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการเก็บบันทึกทางการเงินของ บริษัท จริงๆ
- ซอฟต์แวร์
- ส่วนประกอบซอฟต์แวร์ของ AIS คือโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่ใช้ในการจัดเก็บดึงข้อมูลประมวลผลและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินของ บริษัท ก่อนที่จะมีเครื่องคอมพิวเตอร์ AISs เป็นคู่มือระบบกระดาษ แต่วันนี้ บริษัท ส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์คอมพิวเตอร์เป็นพื้นฐานของ AIS ธุรกิจขนาดเล็กอาจใช้ Quickbooks ของ Intuit, Sage Peachtree Accounting หรือ Microsoft Small Business Accounting แต่ยังมีอีกหลายแห่ง ธุรกิจขนาดเล็กถึงขนาดกลางอาจใช้ SAP One Business ธุรกิจขนาดกลางและขนาดใหญ่อาจใช้ Dynamics GP ของ Microsoft, MAS 90 หรือ MAS 200 ของ Sage Group, Oracle People People หรือ Epicor Financial Management
คุณภาพความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยเป็นองค์ประกอบหลักของซอฟต์แวร์ AIS ที่มีประสิทธิภาพ ผู้จัดการต้องพึ่งพาข้อมูลที่นำมาสู่การตัดสินใจของ บริษัท และต้องการข้อมูลที่มีคุณภาพสูงเพื่อทำการตัดสินใจที่ถูกต้อง
โปรแกรมซอฟต์แวร์ AIS สามารถปรับแต่งให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจประเภทต่างๆ หากโปรแกรมที่มีอยู่ไม่เป็นไปตามความต้องการของ บริษัท ซอฟท์แวร์ยังสามารถพัฒนาในบ้านโดยมีข้อมูลจากผู้ใช้ทั่วไปหรือสามารถพัฒนาโดย บริษัท ของบุคคลที่สามโดยเฉพาะสำหรับองค์กรได้ ระบบสามารถแม้จะ outsourced กับ บริษัท เฉพาะ
สำหรับ บริษัท ที่ทำการซื้อขายในตลาดหลักทรัพย์ไม่ว่าจะเลือกใช้ซอฟต์แวร์และตัวเลือกการปรับแต่งธุรกิจใดก็ตามกฎระเบียบของ Sarbanes-Oxley จะกำหนดโครงสร้างของเอไอเอบางส่วน เนื่องจากกฎระเบียบของ SOX สร้างระบบการควบคุมภายในและขั้นตอนการตรวจสอบที่ บริษัท มหาชนต้องปฏิบัติตาม
โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
โครงสร้างพื้นฐานด้านเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นเพียงชื่อแฟนซีสำหรับฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในการดำเนินงานระบบข้อมูลทางการบัญชี ส่วนใหญ่ของรายการฮาร์ดแวร์เหล่านี้เป็นสิ่งที่ธุรกิจต้องมีอยู่แล้ว - รวมถึงคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลเซิร์ฟเวอร์เครื่องพิมพ์ป้องกันไฟกระชากเราเตอร์สื่อเก็บข้อมูลและอาจเป็นแหล่งจ่ายไฟสำรอง นอกเหนือจากค่าใช้จ่ายปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการเลือกฮาร์ดแวร์ ได้แก่ ความเร็วความสามารถในการจัดเก็บและไม่ว่าจะสามารถขยายและอัปเกรดได้ (9)>
สิ่งที่สำคัญที่สุดคือฮาร์ดแวร์ที่เลือกใช้สำหรับ AIS ต้องเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์ที่ต้องการ จะดีที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่ที่ดีที่สุดระบบ clunky จะมีประโยชน์น้อยกว่าระบบที่รวดเร็ว ธุรกิจแบบหนึ่งสามารถตอบสนองความต้องการของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ได้โดยการซื้อระบบแบบครบวงจรที่มีทั้งฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ธุรกิจต้องการ การจัดซื้อแบบครบวงจรหมายถึงทฤษฎีที่ว่าธุรกิจจะได้รับการผสมผสานที่ดีที่สุดของฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์สำหรับ AIS
เอไอเอสที่ดีควรรวมถึงแผนสำหรับการบำรุงรักษาซ่อมแซมเปลี่ยนและอัพเกรดส่วนประกอบของระบบฮาร์ดแวร์รวมถึงแผนการกำจัดฮาร์ดแวร์ที่ชำรุดและล้าสมัยเพื่อให้ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนถูกทำลายอย่างสมบูรณ์
การควบคุมภายใน
การควบคุมภายในของ AIS คือมาตรการรักษาความปลอดภัยที่มีเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญ เหล่านี้สามารถเป็นง่ายๆเป็นรหัสผ่านหรือซับซ้อนเป็นบัตรประจำตัว Biometric เอไอเอสต้องมีระบบการควบคุมภายในเพื่อป้องกันการเข้าถึงคอมพิวเตอร์โดยไม่ได้รับอนุญาตและเพื่อ จำกัด การเข้าถึงผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตซึ่งรวมถึงผู้ใช้ภายใน บริษัท นอกจากนี้ยังต้องป้องกันการเข้าถึงไฟล์โดยไม่ได้รับอนุญาตโดยบุคคลที่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเฉพาะบางส่วนของระบบเท่านั้น (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับความปลอดภัยส่วนบุคคลโปรดดู การปกป้องเอกสารทางการเงินของคุณจากภัยพิบัติ )
AIS มีข้อมูลที่เป็นความลับไม่ใช่เฉพาะกับ บริษัท เท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานและลูกค้าข้อมูลนี้อาจรวมถึงหมายเลขประกันสังคมข้อมูลเงินเดือนหมายเลขบัตรเครดิตและอื่น ๆ ข้อมูลทั้งหมดใน AIS ควรได้รับการเข้ารหัสและการเข้าถึงระบบควรได้รับการบันทึกและตรวจสอบ ควรตรวจสอบกิจกรรมของระบบด้วย
เอไอเอสต้องการการควบคุมภายในที่ป้องกันไวรัสคอมพิวเตอร์แฮกเกอร์และภัยคุกคามภายในและภายนอกอื่น ๆ เพื่อความปลอดภัยของระบบเครือข่าย นอกจากนี้ยังต้องได้รับการปกป้องจากภัยธรรมชาติและไฟกระชากที่อาจทำให้ข้อมูลสูญหาย (อ่าน
คู่มือการประกอบอาชีพในระบบสารสนเทศทางบัญชี
.) AISs In Real Life เราได้เห็นว่า AIS ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้สามารถอ่านคำแนะนำในการทำงานในสาขานี้ได้อย่างไร ธุรกิจทำงานได้อย่างราบรื่นทุกวันหรือเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินงานหากระบบออกแบบไม่ดี การใช้งาน AIS ครั้งที่สามคือเมื่อธุรกิจประสบปัญหาข้อมูลที่อยู่ใน AIS สามารถใช้เพื่อค้นหาเรื่องราวที่ผิดพลาดได้ กรณีของ WorldCom และ Lehman Brothers มีสองตัวอย่าง
ในปี 2545 ผู้ตรวจสอบภายในของ บริษัท WorldCom Eugene Morse และ Cynthia Cooper ใช้ AIS ของ บริษัท เพื่อค้นหาการจัดสรรค่าใช้จ่ายที่ผิดกฎหมายและรายการบัญชีอื่น ๆ จำนวน 4 พันล้านเหรียญ การสืบสวนของพวกเขานำไปสู่การเลิกจ้าง CFO Scott Sullivan และกฎหมายใหม่ (มาตรา 404 ของกฎหมาย Sarbanes-Oxley Act ซึ่งควบคุมการควบคุมการเงินภายในของ บริษัท และขั้นตอนต่างๆ) (ไม่เป็นงานในฐานะนักสืบด้านการเงินที่น่าสนใจสำหรับคุณหรือไม่เรียนรู้เพิ่มเติมใน
การค้นพบอาชีพในการพิจารณาคดีทางกฎหมาย ) เมื่อตรวจสอบสาเหตุของการล่มสลายของเลห์แมนการทบทวน AIS และระบบข้อมูลอื่น ๆ เป็นองค์ประกอบสำคัญพร้อมกับการรวบรวมเอกสารและการทบทวนและการสัมภาษณ์พยานการค้นหาสาเหตุของความล้มเหลวของ บริษัท "จำเป็นต้องมีการตรวจสอบและ การตรวจสอบการดำเนินงานการซื้อขายการประเมินมูลค่าทางการเงินการบัญชีและข้อมูลอื่น ๆ ของเลห์แมน "ตามรายงานของผู้ตรวจสอบเอกสาร 2 หน้า 200 หน้าและ 9 ฉบับ
ระบบของเลห์แมนให้ตัวอย่างว่า AIS ควรจะไม่
จะมีโครงสร้างรายงานของผู้ตรวจสอบ Anton R. Valukas กล่าวว่า "ในขณะที่มีการยื่นฟ้องล้มละลายเลห์แมนยังคงมีการติดตั้งระบบซอฟต์แวร์และแอพพลิเคชันมากกว่า 2, 600 ซอฟต์แวร์ระบบของเลห์แมนหลายระบบล้วน แต่ล้าสมัยหรือไม่ได้มาตรฐาน " Th e examiner ตัดสินใจที่จะมุ่งเน้นความพยายามของเขาใน 96 ระบบที่ปรากฏที่เกี่ยวข้องมากที่สุดและการตรวจสอบที่จำเป็นในการฝึกอบรมการศึกษาและการทดลองและข้อผิดพลาดเพียงเพื่อเรียนรู้วิธีการใช้ระบบ นอกจากนี้ยังมีข้อสังเกตอีกว่า "ระบบของเลห์แมนมีความเชื่อมโยงซึ่งกันและกันมาก แต่อย่างใดเช่นกัน ความสัมพันธ์ของพวกเขาเป็นเรื่องยากที่จะถอดรหัสและไม่ได้รับการบันทึกไว้เป็นอย่างดีมันต้องใช้ความพยายามอย่างพิเศษเพื่อแก้ให้หายยุ่งระบบเหล่านี้เพื่อให้ได้ข้อมูลที่จำเป็น " ข้อสรุป
หกองค์ประกอบของ AIS ทั้งหมดทำงานร่วมกันเพื่อช่วยให้พนักงานที่สำคัญเก็บรวบรวมจัดเก็บจัดการเรียกค้นและรายงานข้อมูลทางการเงิน การมีระบบสารสนเทศทางบัญชีที่มีการพัฒนาและบำรุงรักษาที่มีประสิทธิภาพและถูกต้องเป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ของธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ