ความแตกต่างระหว่างบัญชีแยกประเภททั่วไปกับสมุดรายวันทั่วไปคือวารสารทั่วไปถือเป็นหนังสือเริ่มแรก บัญชีแยกประเภททั่วไปและสมุดรายวันทั่วไปช่วยสร้างระบบบันทึกการทำบัญชีที่มีการป้อนข้อมูลสองรายการซึ่งใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน เครื่องมือบันทึกสองชุดนี้บันทึกผลการดำเนินงานทางการเงินที่แตกต่างกันสองแบบซึ่งประกอบด้วยเดบิตและเครดิต ธุรกรรมและบันทึกจากสมุดรายวันทั่วไปจะถูกโอนไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป หลังจากมีการคำนวณยอดคงเหลือแล้วระบบจะโอนย้ายจากบัญชีแยกประเภทไปยังยอดคงเหลือที่ทดลอง ในปี พ.ศ. 2558 องค์กรส่วนใหญ่ใช้ซอฟต์แวร์เพื่อบันทึกธุรกรรมในบัญชีแยกประเภททั่วไปและวารสารทั่วไป
วารสารทั่วไปได้รับการยอมรับว่าเป็นหนังสือเล่มแรกที่เข้าร่วม บันทึกนี้เป็นสถานที่แรกที่มีการบันทึกธุรกรรม วิธีการทำบัญชีนี้เป็นที่นิยมมากเมื่อคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ไม่พร้อมใช้งาน ทุกหน้าในสมุดบันทึกทั่วไปจะรวมคอลัมน์สำหรับวันที่หมายเลขซีเรียลและบันทึกการตัดบัญชีหรือเดบิต วารสารทั่วไปยังให้คำอธิบายกับการทำธุรกรรมแต่ละครั้ง บางองค์กรจัดเก็บวารสารเฉพาะเช่นวารสารซื้อหรือการขาย วารสารเฉพาะจะบันทึกเฉพาะประเภทของธุรกรรมในขณะที่วารสารทั่วไปบันทึกธุรกรรมอื่น ๆ
บัญชีแยกประเภทโดยทั่วไปคือแฟ้มหรือหนังสือที่ใช้เก็บบันทึกบัญชีที่เกี่ยวข้องทั้งหมด บัญชีแยกประเภทใช้เพื่อติดตามรายการบัญชีที่เกี่ยวข้องห้ารายการซึ่งรวมถึงค่าใช้จ่ายสินทรัพย์รายได้หนี้สินและทุน รายการบัญชีที่เกี่ยวของมีตารางรูปตัว T แบบสองคอลัมน ชื่อบัญชีอยู่ที่ด้านบนของตารางรูปตัว T และตารางมีรายการบันทึกการหักบัญชีและเครดิต รายการเดบิตจะอยู่ที่ด้านซ้ายของตารางรูปตัว T และรายการเครดิตจะอยู่ทางด้านขวา สำหรับบางองค์กรบัญชีแยกประเภททั่วไปจะรวมคอลัมน์เพิ่มเติมสำหรับวันที่คำอธิบายธุรกรรมและหมายเลขประจำสินค้า