สารบัญ:
- ข้อค้นพบสำคัญ
- Smarsh กล่าวถึงความกังวลหลักในการขยายขอบเขตการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั่นคือชุดช่องทางอิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์ที่องค์กรใช้ต้องใช้นโยบายการเก็บรักษาและการกำกับดูแล แต่สิ่งที่กำหนดว่าข้อความเป็นบันทึกทางธุรกิจคือเนื้อหาหรือไม่ซึ่งหมายความว่าพนักงานที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดต้องดูแลการสื่อสารหลายรูปแบบแม้กระทั่งในอุปกรณ์ส่วนบุคคลหรือบัญชีสื่อสังคมออนไลน์ ความคืบหน้าบางส่วนได้รับการทำในพื้นที่นี้บันทึก Smarch จำนวน บริษัท ที่มีนโยบายควบคุมแพลตฟอร์มการประชุมบนเว็บเพิ่มขึ้นเป็น 61% ในปี 2016 เพิ่มขึ้นจาก 50% ในปี 2015 แต่ "ช่องว่างเหล่านี้ยังไม่ปิด" การศึกษาสรุป เปอร์เซ็นต์ของ บริษัท ที่มีระบบจัดเก็บหรือควบคุมระบบช่องทางการสื่อสารใหม่ ๆ ยังคงนิ่งอยู่และในบางกรณีลดลงจาก 2014-2016
- ร้อยละสี่สิบแปดของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าโซเชียลมีเดียเป็นช่องทางด้านบน ของการรับรู้ความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แม้ว่าจะมีการห้ามสื่อสังคมออนไลน์ แต่ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขามีความเชื่อมั่นน้อยที่สุดที่จะสามารถพิสูจน์ได้ว่าข้อห้ามดังกล่าวกำลังทำงานอยู่ บริษัท ที่อนุญาต แต่ไม่เก็บสื่อสังคมออนไลน์อาจไม่เป็นไปตามข้อบังคับ Smarsh เตือน
- ภายใต้กฎข้อบังคับของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องนักลงทุน บริษัท ต้องเก็บข้อมูลการสื่อสารทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในรูปแบบที่ไม่สามารถเขียนทับได้และไม่สามารถลบล้างได้ (WORM) เป็นเวลาอย่างน้อยสามปีและเพื่อดำเนินการด้านความเสี่ยง การทบทวนจดหมายและการสื่อสารภายใน แต่เมื่อมีการเพิ่มปริมาณข้อความและช่องใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นช่องว่างในการเก็บรักษาและการกำกับดูแลจะถูกมองว่าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้บริหารสตีเฟ่นสเมิร์ชกล่าวว่า (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูที่:
บริษัท ที่ปรึกษาทางการเงินจำเป็นต้องก้าวขึ้นเกมเมื่อพูดถึงการกำกับดูแลแพลตฟอร์มการสื่อสารใหม่ ๆ เช่นสื่อสังคมออนไลน์และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที รายงานการสำรวจการปฏิบัติตามข้อกำหนดการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ 2016 เน้นถึงช่องว่างในการปฏิบัติตามกฎระเบียบและสิ่งที่ บริษัท จำเป็นต้องทำ
ข้อค้นพบสำคัญ
ต่อไปนี้เป็นข้อค้นพบที่สำคัญจากรายงาน (ดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ อาการปวดหัวตามมาตรฐานสูงสุดสำหรับที่ปรึกษาทางการเงิน .)
- มันสำคัญกว่าที่เคยในการกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แต่งานนี้ก็กลายเป็นความท้าทายมากขึ้น ทีมงานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบจะได้รับที่นั่งที่โต๊ะด้วยทรัพยากรมนุษย์เทคโนโลยีสารสนเทศและบุคลากรทางการตลาด
- มีวิธีสื่อสารมากขึ้นกว่าเดิม สื่อสังคมออนไลน์ข้อความและข้อความโต้ตอบแบบทันทีแต่ละรายการมีช่องทางที่จะขยายขอบเขตการปฏิบัติตามข้อกำหนด หากมีช่องว่างในการกำกับดูแล บริษัท อาจต้องเผชิญกับความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- หน่วยงานด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบต่าง ๆ กังวลว่าแนวทางปฏิบัติในการกำกับดูแลด้านการสื่อสารของพวกเขาไม่ได้รักษาขึ้นโดยแนวทางปัจจุบันจะไม่ระบุถึงความเสี่ยงในองค์กรและไม่สามารถให้ความสำคัญกับทรัพยากรในพื้นที่ที่เสี่ยงต่อ บริษัท ได้มากที่สุด การทบทวนข้อความเป็นประเด็นที่ต้องกังวลเป็นพิเศษ
FINRA on Track for ปีที่มีการเสียค่าปรับ .) ยิ่งไปกว่านั้นแหล่งข้อมูลเหล่านี้ยังไม่ได้รับภาระหน้าที่ด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดเท่านั้น Smarsh กล่าวว่า 65% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดการคำขอเพื่อการค้นพบทางอิเล็กทรอนิกส์หรือเพื่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจอื่น ๆน้อยกว่า 10% ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขาคาดว่าทรัพยากรเพิ่มขึ้นอย่างมากใน 12 เดือนข้างหน้า มากกว่าหนึ่งในสี่กล่าวว่างบประมาณไม่เพียงพอเป็นความกังวลสูงสุดและ 38% กล่าวว่าการขาดทรัพยากรมนุษย์เป็นความกังวลเพิ่มขึ้นจาก 30% ในปีก่อน
ปริมณฑลของการปฏิบัติตามข้อกำหนด
Smarsh กล่าวถึงความกังวลหลักในการขยายขอบเขตการปฏิบัติตามกฎระเบียบนั่นคือชุดช่องทางอิเล็กทรอนิกส์และอุปกรณ์ที่องค์กรใช้ต้องใช้นโยบายการเก็บรักษาและการกำกับดูแล แต่สิ่งที่กำหนดว่าข้อความเป็นบันทึกทางธุรกิจคือเนื้อหาหรือไม่ซึ่งหมายความว่าพนักงานที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดต้องดูแลการสื่อสารหลายรูปแบบแม้กระทั่งในอุปกรณ์ส่วนบุคคลหรือบัญชีสื่อสังคมออนไลน์ ความคืบหน้าบางส่วนได้รับการทำในพื้นที่นี้บันทึก Smarch จำนวน บริษัท ที่มีนโยบายควบคุมแพลตฟอร์มการประชุมบนเว็บเพิ่มขึ้นเป็น 61% ในปี 2016 เพิ่มขึ้นจาก 50% ในปี 2015 แต่ "ช่องว่างเหล่านี้ยังไม่ปิด" การศึกษาสรุป เปอร์เซ็นต์ของ บริษัท ที่มีระบบจัดเก็บหรือควบคุมระบบช่องทางการสื่อสารใหม่ ๆ ยังคงนิ่งอยู่และในบางกรณีลดลงจาก 2014-2016
ความเสี่ยง
ร้อยละสี่สิบแปดของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าโซเชียลมีเดียเป็นช่องทางด้านบน ของการรับรู้ความเสี่ยงในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ แม้ว่าจะมีการห้ามสื่อสังคมออนไลน์ แต่ผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่คิดว่าพวกเขามีความเชื่อมั่นน้อยที่สุดที่จะสามารถพิสูจน์ได้ว่าข้อห้ามดังกล่าวกำลังทำงานอยู่ บริษัท ที่อนุญาต แต่ไม่เก็บสื่อสังคมออนไลน์อาจไม่เป็นไปตามข้อบังคับ Smarsh เตือน
บรรทัดด้านล่าง
ภายใต้กฎข้อบังคับของคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ที่ออกแบบมาเพื่อปกป้องนักลงทุน บริษัท ต้องเก็บข้อมูลการสื่อสารทางธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในรูปแบบที่ไม่สามารถเขียนทับได้และไม่สามารถลบล้างได้ (WORM) เป็นเวลาอย่างน้อยสามปีและเพื่อดำเนินการด้านความเสี่ยง การทบทวนจดหมายและการสื่อสารภายใน แต่เมื่อมีการเพิ่มปริมาณข้อความและช่องใหม่ ๆ เพิ่มขึ้นช่องว่างในการเก็บรักษาและการกำกับดูแลจะถูกมองว่าเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ผู้บริหารสตีเฟ่นสเมิร์ชกล่าวว่า (สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมโปรดดูที่:
ก.ล.ต. บังคับให้มีการบันทึกจำนวนคดีเป็นค่าปรับให้อยู่ในแฟลต .)