ไม่ต้องสงสัยเลยว่าคุณเคยได้ยินวลีทั่วไปว่า "การประชุมคือสถานที่ที่มีการใช้เวลานับนาทีและเวลาที่เสียไป "หลายคนเสียเวลาหลายชั่วโมงโดยการประชุม ในความเป็นจริงเมื่อถามถึงชื่อ waster เวลาที่ใหญ่ที่สุดในที่ทำงาน 24% ของพนักงานที่สำรวจในเงินเดือน com รายงานการประชุมที่ระบุไว้และการประชุมทางโทรศัพท์

คนงานไม่เพียง แต่คิดว่าการประชุมเป็นเรื่องเสียเวลา เห็นได้ชัดว่าพวกเขายังคิดว่าการประชุมจะดูดชีวิตออกไป อาจฟังดูน่ากลัวจนคุณพิจารณาผลลัพธ์ของ Clarizen / Harris Poll เมื่อถามว่าจะทำอะไรดีกว่านั่งอยู่ในที่ประชุมสถานะเกือบครึ่งหนึ่ง (46%) ตอบว่าพวกเขาต้องการทำกิจกรรมที่น่ารังเกียจเช่น

-> ไปที่ DMV

• นั่งและดูสีแห้ง
• ใช้เวลาสี่ชั่วโมงในการเดินทางไปทำงาน
• เจาะช่องราก
• ตัดผมของพวกเขาในกระบอก
• เพิ่มขึ้นและย้ายไปที่แอนตาร์กติกา
• นอกจากนี้ 60% ของผู้ตอบแบบสอบถามยังกล่าวว่าพวกเขาใช้เวลามากขึ้นในการเตรียมตัวสำหรับการประชุมมากกว่าที่พวกเขาใช้จ่ายในการประชุมจริงพวกเขาใช้เวลาเฉลี่ยประมาณ 4.6 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการเตรียมการสำหรับการประชุมสถานะ พวกเขาใช้เวลา 4 สัปดาห์ละ 5 ชั่วโมงในการประชุมสถานะ

นอกจากนี้ 35% ของผู้ตอบแบบสอบถามพิจารณาสถานะการประชุมเสียเวลาและ 60% multitask ในระหว่างการประชุม

พนักงานหลายคนรู้สึกว่าพวกเขากลายเป็นคนทำงานตลอด 24 ชั่วโมงและพวกเขาไม่ชอบความคิดที่จะเสียเวลาในการประชุมที่ไร้ความหมาย อย่างไรก็ตามบางครั้งการประชุมเป็นสิ่งที่จำเป็นและเมื่อดำเนินการอย่างถูกต้องแล้วพวกเขาก็จะมีประสิทธิผลและยอมรับได้ถ้าไม่สนุก ต่อไปนี้เป็นวิธีที่คุณสามารถจัดการประชุมได้ดียิ่งขึ้น

1 แบ่งนิสัย = 999 เพียงเพราะคุณพบกันทุกบ่ายวันพฤหัสบดีไม่ได้หมายความว่าคุณต้องดำเนินการต่อไปตามเส้นทางนี้ บางนิสัยต้องถูกหักและบาง บริษัท ต้องมีการเขียนใหม่ คุณควรจะพบปะกับเหตุผลเฉพาะและไม่ใช่เพียงเพราะคุณคุ้นเคยกับการทำเช่นนั้น

2 พิจารณาตัวเลือกอื่น ๆ ก่อนกำหนดเวลาการประชุม แทนที่จะมีการประชุมสถานะประจำสัปดาห์บางทีคุณอาจพบกันทุกสัปดาห์ รายงานสถานะโดยละเอียดควรให้ข้อมูลเพียงพอแก่คุณเพื่อให้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นระหว่างการประชุมและคุณสามารถรับโทรศัพท์ได้ทุกเมื่อเพื่อโทรหาใครหากมีคำถาม นอกจากนี้หากคุณกำลังประชุมเพื่อแชร์ข้อมูลให้คิดถึงการส่งข้อมูลนั้นทางอีเมล

3 เลือกได้

ไม่ต้องเชิญผู้เข้าร่วมประชุม "ในกรณีนี้ "ถ้าไม่มีเหตุผลที่ชัดเจนสำหรับบางคนที่จะเข้าร่วมการประชุมของคุณอย่าเชิญพวกเขาหรือขอให้แสดงตน ตัวอย่างเช่นอย่าบังคับให้คนที่มีเทคโนโลยีเข้าร่วมการประชุมการขายของคุณในกรณีที่คุณประสบปัญหาในการใช้งานเลเซอร์พอยน์เตอร์

4 เตรียมความพร้อมล่วงหน้า

การสร้างวาระการประชุมจะบังคับให้คุณนึกถึงเป้าหมายของการประชุมและสร้างโครงร่างตามลำดับนอกจากนี้โปรดรวบรวมข้อมูลทั้งหมดของคุณล่วงหน้า คุณไม่ควรต้องออกจากที่ประชุมเพื่อเรียกคืนรายการที่ลืม ฯลฯ นอกจากนี้จองห้องพักล่วงหน้ายืนยันการจองห้องพักและตรวจสอบห้องเพื่อให้แน่ใจว่าอุปกรณ์ทั้งหมดของคุณ (กระดานไวท์บอร์ดชอล์กสำหรับกระดานดำ ฯลฯ .) อยู่ในสถานที่ที่กำหนด

5 เผยแพร่ข้อมูล

หากการประชุมเกี่ยวข้องกับการพูดคุยเกี่ยวกับเนื้อหาเฉพาะให้ส่งเอกสารเหล่านี้ล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมมีเวลามากมายก่อนการประชุมเพื่อทบทวนเนื้อหาและจัดทำแนวความคิด การถามคนที่จะนำคำถามข้อคิดเห็นหรือความกังวลสองสามข้อไปประชุมเป็นอีกวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้ผู้เข้าร่วมการประชุมได้ใช้เวลาในการทบทวนหัวข้อที่กำลังพูดถึง

6 เริ่มต้นและสิ้นสุดในเวลา

ผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดได้หยุดวันทำงานที่ไม่ว่างเพื่อเข้าร่วมการประชุมของคุณ เคารพเวลาพอที่จะเริ่มการประชุมในเวลาที่กำหนด ผู้เข้าร่วมประชุมสายสามารถบรรยายสรุปได้เมื่อการประชุมสิ้นสุดลง นอกจากนี้โปรดคอยจับตาดูเวลาเพื่อให้คุณสามารถยุติการประชุมได้ทันเวลา นอกจากนี้อย่ารู้สึกว่าคุณต้องเติมช่องเวลาทั้งหมด ถ้าคุณเสร็จสิ้นรายการวาระการประชุมต้นให้รางวัลผู้เข้าร่วมประชุมโดยให้พวกเขากลับไปทำงาน

7 อยู่ในหลักสูตร

ทำตามขั้นตอนเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างต่อเนื่องเนื่องจากเป็นกุญแจสำคัญในการสิ้นสุดในเวลา ไม่อนุญาตให้ผู้เข้าร่วมประชุมแนะนำหัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจทำให้การประชุมล่าช้า นอกจากนี้ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมยังคงเน้นเช่นกัน ขอให้ละเว้นการใช้โทรศัพท์แท็บเล็ตและแล็ปท็อปในระหว่างการประชุม (การประชุมแบบไม่มีอุปกรณ์เรียกว่าการประชุมแบบไม่มีส่วนบน)

8 Control Comments

ถ้าวัตถุประสงค์ของการประชุมคือการแก้ปัญหาหรือทำความคิดใหม่ ๆ คุณจะต้องขอความเห็นจากกลุ่ม อย่างไรก็ตามอย่าปล่อยให้ผู้เข้าร่วมประชุมเหล่านี้มีบุคลิกที่เข้มแข็งครองการอภิปราย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสเท่าเทียมกันในการแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้หลีกเลี่ยงการทำซ้ำบางจุดซ้ำแล้วซ้ำอีก การเขียนประเด็นหรือการตัดสินใจบนกระดานไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ตสามารถหลีกเลี่ยงการตอบสนองซ้ำ ๆ ที่ต้องใช้เวลานาน

9 จำกัด PowerPoint

คุณสามารถใช้ PowerPoint เพื่อนำเสนอกราฟกราฟหรือสัญลักษณ์บางส่วน แต่ไม่ได้มีการประชุมที่ขับเคลื่อนด้วย PowerPoint กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าทิ้งข้อมูลทั้งหมดของคุณลงใน PowerPoint และใช้การประชุมทั้งหมดอ่านสไลด์แต่ละภาพ

10 จงซื่อสัตย์สุจริต

หากมีการตัดสินใจอย่างใดอย่างหนึ่งแล้วอย่าแกล้งทำเป็นว่าผู้เข้าร่วมประชุมได้รับการเรียกร่วมกันเพื่อเสนอความคิดเห็นหรือตัดสินใจเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติ ไม่มีอะไรทำให้พนักงานรู้สึกไม่ก่อผลกว่าการทุ่มเทเวลาและความพยายามเมื่อข้อมูลของพวกเขาไม่สำคัญ

บรรทัดล่าง

บางครั้งการประชุมเป็นสิ่งจำเป็น แต่พนักงานหลายคนจัดอันดับพวกเขาท่ามกลางงานที่เลวร้ายที่สุดที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นการพยายามที่จะทำให้การประชุมของคุณมีความสำคัญมากขึ้นมีความเกี่ยวข้องและมีประสิทธิภาพมากขึ้น