a:

สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่มีธุรกรรมน้อยเจ้าของธุรกิจที่เข้าใจสามารถใช้ Excel แทนซอฟต์แวร์บัญชีได้ Excel มีเครื่องมือทั้งหมดที่จำเป็นในการสร้างและบำรุงรักษาบัญชีแยกประเภททั่วไป แต่จะต้องมีผู้ใช้ที่ระมัดระวังและมีความเข้าใจที่มั่นคงในการทำบัญชีขั้นพื้นฐาน ตามนิตยสาร Entrepreneur ด้วยฟังก์ชันการทำงานที่หลากหลายของ Excel นับเป็นคู่แข่งที่ใหญ่ที่สุดสำหรับแอพพลิเคชันซอฟต์แวร์ธุรกิจจำนวนมาก สำหรับเจ้าของธุรกิจที่ไม่แน่ใจว่าจะลงทุนในซอฟต์แวร์บัญชี Excel อาจเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มเก็บรักษาบันทึกบัญชีจนกว่าจะมีการซื้อซอฟต์แวร์บัญชี

การตั้งค่าการบันทึกที่เรียบง่ายควรประกอบด้วยคอลัมน์สำหรับวันที่ทำรายการคำอธิบายธุรกรรมและหมายเลขอ้างอิงเช่นใบแจ้งหนี้หรือหมายเลขเช็ค คอลัมน์ถัดไปจะแสดงรายการแต่ละบัญชีที่จะใช้ในระหว่างปี ความคิดที่รอบคอบควรเข้าสู่การเลือกบัญชีเนื่องจากจะเป็นการยากที่จะย้อนกลับและทำการเปลี่ยนแปลงในภายหลัง จากซ้ายไปขวาบัญชีแรกที่แสดงควรเป็นบัญชีรายได้เริ่มต้นด้วยรายได้และลงท้ายด้วยค่าใช้จ่าย ถัดไปจะเป็นบัญชีสินทรัพย์แล้วบัญชีหนี้สินและสุดท้ายบัญชีหุ้นใด ๆ

บัญชีแยกประเภททั่วไปใช้การทำบัญชีสองรายการเพื่อติดตามธุรกรรมทั้งหมดของ บริษัท และเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจแนวคิดนี้ก่อนที่จะเริ่มใช้ Excel เป็นบัญชีแยกประเภททั่วไป

ถ้าเป็น บริษัท ใหม่การทำธุรกรรมครั้งแรกน่าจะเป็นส่วนของผู้ถือหุ้นที่ลงทุนใน บริษัท ตัวอย่างเช่นเจนตัดสินใจเปิดร้านเครื่อง เธอได้บันทึก $ 750,000 เพื่อเริ่มต้นธุรกิจด้วยและเปิดบัญชีตรวจสอบธุรกิจด้วยเงิน

โดยใช้แนวคิดการทำบัญชีหนังสือเดินทางแบบคู่ Jane รู้ดีว่าการทำธุรกรรมนี้จะเพิ่มบัญชีเงินสดของ บริษัท รายการเดบิตและจะชดเชยด้วยการเพิ่มบัญชีทุนของเจ้าของรายการเครดิต ในระบบ Excel นี้รายการเดบิตทั้งหมดควรได้รับการบันทึกเป็นค่าบวกและรายการเครดิตทั้งหมดควรได้รับการบันทึกด้วยค่าลบ

เจนจะป้อนวันที่ทำธุรกรรมและคำอธิบายเช่น "การลงทุน" ลงในบรรทัดแรกของสเปรดชีต จากนั้นเธอจะใส่รายการ "750,000 ดอลลาร์" ในเชิงบวกลงในคอลัมน์บัญชี "เงินสด" ของสเปรดชีตและลบบัญชี 750,000 ดอลลาร์ในคอลัมน์ "บัญชีเจ้าของ" ของสเปรดชีต ในฐานะเช็คเจนต้องใช้สูตรรวมเพื่อให้แน่ใจว่ารายการทั้งหมดในแต่ละแถวรวมกันเป็น 0 เหรียญ

เจนจะยังคงป้อนบรรทัดสำหรับแต่ละธุรกรรม ถ้า Jane ซื้ออุปกรณ์ด้วยเงินสดของ บริษัท เธอจะเข้าสู่รายการเพื่อแสดงรายการหักบัญชีหรือรายการที่เป็นบวกไปยังคอลัมน์ "อุปกรณ์" และเครดิตหรือรายการเชิงลบไปที่คอลัมน์ "Cash"ถ้าเธอขายบริการเครื่องใช้เครื่องจักรให้กับลูกค้าเธอจะบันทึกเครดิตในบัญชี "Revenue" และการหักเงินจากบัญชีตราสารทุน

ยอดรวมสำหรับแต่ละคอลัมน์บัญชีควรสรุปที่ด้านล่างของสเปรดชีต ยอดรวมของบัญชีรายได้ทั้งหมดสามารถรวมกันเพื่อคำนวณรายได้สุทธิในปัจจุบันได้ คอลัมน์อื่น ๆ สามารถสรุปได้ตามต้องการเพื่อคำนวณเช่นสินทรัพย์รวมหนี้สินรวมและส่วนของผู้ถือหุ้นทั้งหมด