ใช้ใบลดหนี้เพื่อลดจำนวนบัญชีเจ้าหนี้ของผู้ขายหรือเพื่อเพิ่มจำนวนใบแจ้งหนี้ของลูกค้าขึ้นอยู่กับราคาที่ระบุไว้โดยพนักงานขาย ใบเพิ่มหนี้คือขั้นตอนที่พนักงานขายกรอกเอกสารการขายเพื่อปรับราคาใบแจ้งหนี้ของลูกค้าให้สูงขึ้นไปถึงระดับที่ถูกต้องหรือเพื่อปรับราคาของใบกำกับสินค้าของผู้ขายให้อยู่ในระดับที่ถูกต้อง ใบเพิ่มหนี้ไม่ได้ช่วยเก็บหนี้ มันทำงานเพื่อให้มั่นใจว่าจำนวนหนี้ที่ค้างชำระให้กับผู้ขายหรือหนี้ที่ค้างชำระจากลูกค้าถูกต้อง
เมื่อพนักงานขายดำเนินกระบวนการบันทึกเดบิตเป็นเรื่องปกติเพราะเธอได้รับใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าโดยปกติแล้วเนื่องจากเธอใช้ส่วนลดอย่างไม่เหมาะสม เมื่อพนักงานขายจับประเด็นนี้เธอจะสร้างคำขอใบเพิ่มหนี้
คำขอบันทึกหนี้เดบิตนี้ใช้ในการประมวลผลข้อร้องเรียนและขอบันทึกใบเพิ่มหนี้สำหรับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง หากราคาที่คำนวณสำหรับลูกค้าต่ำเกินไปความแตกต่างในการกำหนดราคาจะปรากฏในใบขอให้ออกใบเพิ่มหนี้และส่งไปยังนักบัญชี แผนกบัญชีสามารถปิดกั้นคำขอบันทึกช่วยจำในขณะที่ตรวจสอบใบแจ้งหนี้ราคาที่ระบุและราคาจริง
เมื่อคำขออนุมัติเครดิตได้รับการอนุมัติลูกหนี้ที่เกี่ยวข้องกับลูกค้ารายนั้นจะได้รับการปรับปรุงเพื่อให้สอดคล้องกับราคาที่ถูกต้องและใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้อง ซึ่งหมายความว่าหนี้ที่ บริษัท มีอยู่ถูกต้องและ บริษัท จะจับราคาเต็มของผลิตภัณฑ์หรือบริการของ บริษัท